Ennen tapahtumaa järjestäjän, eli Sinun kannattaa suunnitella tapahtuman toiminta ja alue tarkasti. Tee tarkka kirjallinen toteutussuunnitelma tapahtumasta niin, että viranomainen saa selkeän kuvan tapahtumasta ja jotta vältyt turhilta lisäselvityksiltä. Tee myös pohjapiirustus tapahtumasta.

Kirjaa ylös seuraavat asiat tapahtumasta:

• järjestäjä
• tarkoitus
• ohjelma
• järjestämispaikka
• ajankohta alkamis- ja päättymiskellonaikoineen
• arvioitu yleisömäärä

 Tapahtuma- alueen karttaan seuraavat asiat:

• Yleisöalue (jos aidattu)
• Anniskelualueet (jos rajattu)
• Kaikki tapahtumapisteet nimineen
• Myyntipaikat
• Yleisön kulkureitit alueelle ja alueelta ulos
• Huoltoreitit
• Kaikki paikalle tapahtumaa varten rakennettavat tai paikalle tuotavat rakenteet, esim. liikuteltavat vessat, katsomot, erilaiset kulkuesteet, teltat ja portit
• Liikennesuunnittelu, esim. pysäköinti ja mahdolliset poikkeavat liikennejärjestelyt
• Alueella mahdollisesti olevat kiinteät rakenteet eli rakennukset, puut, isot sähkökeskukset yms.
• Mihin suuntaan esiintymislavat ja mahdolliset äänentoistolaitteet on tarkoitus suunnata

HUOM. Kaikki lupahakemukset tulee aina tehdä kirjallisesti!