Millainen on tavallisesti virallinen kongressikutsu?

Kongressi voidaan kutsua Suomeen monella eri tavalla. Joskus kirje tai jopa suullinen kutsu voi riittää. Usein kansainvälinen järjestö edellyttää kuitenkin virallista kirjallista kutsuaineistoa (bidbook). Tähän materiaalipakettiin sisällytetään mm. viralliset kutsukirjeet ja kutsua tukevat kirjeet, Suomea ja kongressipaikkaa koskevat esittelytekstit sekä kongressin alustava talousarvio tai arvio suunnitelluista kongressimaksuista. Itse kutsutilanteessa kirjallisen aineiston tukena on usein myös av-materiaalia.

Voiko valtiolta saada tukea kongressin rahoitukseen?

Kansainvälisten ja pohjoismaisten tieteellisten kongressien järjestäjät voivat anoa Suomen Akatemialta valtion tukea kongressin järjestämiseen Suomessa. Etusijalla ovat kansainvälisten tieteellisten järjestöjen toistuvat kongressit.

Akatemian myöntämän valtionavustuksen osuus on yleensä korkeintaan 30 % kongressin kokonaiskuluista. Hakuaika on syyskuussa. Pieniä yksittäisiä kongresseja varten tukea voi hakea muinakin ajankohtina, kuitenkin vähintään kuusi kuukautta ennen kongressin alkua.

Hakulomake ja lisätietoja Akatemian verkkosivuilla www.aka.fi.

Miten kansainväliselle kongressille voidaan anoa kaupungin vastaanottoa?

Vapaamuotoinen anomus osoitetaan kaupunginjohtaja Marketta Kokkoselle, PL 5, 02771 Espoo.

Anomuksessa tulee käydä ilmi kongressin ohjelma, vieraiden lukumäärä, toivottu
ajankohta vastaanotolle sekä yhteyshenkilö mahdollisia lisäkysymyksiä varten.

Lisätietoja kaupungin vastaanotosta ja sen anomisesta sekä apua kongressin järjestämiseen liittyen saat Ann-Britt Jukalta, puh. (09) 8164 7236 tai ann.jukka(at)espoo.fi.